Privacy Policy

Ambito e ruoli

Polaris Leads è un servizio SaaS multi-tenant fornito daPOLARIS PARTNER S.R.L., con sede in Via G. Romita 31, 00072 Ariccia (RM), Italia, P. IVA e C.F. 16274151006 (“Polaris”, “noi”).

Il ruolo privacy dipende dal trattamento:

Ogni tenant resta responsabile della propria informativa agli interessati, della base giuridica con cui raccoglie i lead e delle istruzioni impartite a Polaris. Il rapporto da responsabile del trattamento è disciplinato da un accordo ai sensi dell’articolo 28 GDPR: il Data Processing Addendum di Polaris Leads.

Dati che possono essere trattati

Account e organizzazione

Nome, email professionale, ruolo, tenant di appartenenza, inviti, sessioni, preferenze operative e dati necessari a gestire accesso e assistenza.

Lead e provenienza

Nome, recapiti, azienda, stato, assegnatario, fonte, identificativi della campagna o del modulo, data di acquisizione, informazioni su consenso e opt-out e altri campi definiti dal tenant.

Conversazioni e contenuti

Messaggi ricevuti e inviati, data e ora, stato di consegna e lettura, identificativi tecnici, template e, quando supportati e pertinenti, allegati e contenuti multimediali.

Operazioni e audit

Note, riepiloghi, azioni manuali, proposte AI, modifiche, approvazioni, rifiuti, programmazioni, tentativi, risultati, attore e correlation ID.

Connessioni e dati tecnici

Identificativi di account e asset provider, stato delle connessioni, token cifrati, log applicativi e di sicurezza, indirizzi IP, user agent, errori e dati necessari a diagnosticare incidenti.

Da dove arrivano i dati

• dagli utenti invitati e dagli amministratori del tenant;
• dalle persone che comunicano con i canali collegati dal tenant;
• dalle piattaforme che il tenant collega, inclusa WhatsApp Business Platform;
• da importazioni o inserimenti manuali eseguiti dal tenant;
• dagli adapter esterni configurati dal tenant;
• dai sistemi di Polaris, che generano stati, log e audit tecnici.

Il collegamento Meta Lead Ads è opzionale e avviene tramite configurazione BYO del tenant. Non è necessario per inserire lead manualmente o utilizzare una connessione WhatsApp configurata separatamente.

Finalità e basi giuridiche

Per i dati trattati per conto del tenant, finalità e base giuridica sono definite dal tenant. Polaris li tratta soltanto per erogare, mantenere, proteggere e assistere il servizio secondo le istruzioni documentate e il contratto.

Quando agisce come titolare, Polaris tratta i dati per:

• creare e gestire account e inviti, sulla base del contratto o delle misure precontrattuali richieste;
• fornire assistenza e comunicazioni di servizio, necessarie all’esecuzione del contratto;
• proteggere utenti, tenant e infrastruttura, sulla base del legittimo interesse alla sicurezza e alla prevenzione degli abusi;
• adempiere obblighi amministrativi, fiscali e legali, quando imposti dalla normativa;
• gestire richieste ricevute dal sito, per rispondere all’interessato o adottare misure precontrattuali.

Il conferimento dei dati necessari all’account e al contratto è indispensabile per usare il servizio. I campi definiti dal tenant dipendono invece dal suo caso d’uso.

AI e controllo umano

Quando il tenant abilita le funzioni AI, Polaris Leads può inviare al provider AI soltanto il contesto necessario a generare una proposta, ad esempio parti pertinenti della conversazione, istruzioni del tenant e dati minimi del lead. Token provider, credenziali, audit tecnico e dati di altri tenant non fanno parte del prompt.

L’AI produce una proposta strutturata che può essere incompleta o inesatta.La proposta non invia messaggi e non esegue azioni esterne da sola.Un operatore autorizzato deve rivedere e approvare la versione finale; ogni modifica invalida l’approvazione precedente.

Un messaggio scritto e confermato direttamente da un operatore è invece un’azione manuale: il comando esplicito costituisce l’autorizzazione all’invio. Il tenant deve configurare ruoli e procedure interne coerenti con le proprie responsabilità.

Piattaforme esterne e fornitori

Il tenant può collegare servizi esterni. Meta e WhatsApp operano secondo le proprie condizioni e informative e possono assumere ruoli privacy autonomi o ulteriori rispetto a Polaris. Prima di collegarli, il tenant deve disporre dei diritti e delle autorizzazioni necessari sugli asset selezionati.

Polaris utilizza fornitori tecnici per infrastruttura e, soltanto quando le relative funzioni sono abilitate, AI ed email transazionali. L’elenco aggiornato, con finalità e carattere effettivo o condizionale, è pubblicato nella paginaSubprocessori.

I dati non vengono venduti. Non utilizziamo i contenuti dei tenant per creare profili pubblicitari propri e non consentiamo ai fornitori AI di addestrare modelli per conto di Polaris con i dati WhatsApp Business ricevuti tramite il servizio.

Trasferimenti internazionali

Alcuni fornitori o loro subprocessori possono trattare o accedere ai dati fuori dallo Spazio Economico Europeo. Le località effettive dipendono dal servizio, dalla configurazione e dalle liste aggiornate dei fornitori; non promettiamo una localizzazione esclusivamente europea se non è prevista dal contratto applicabile.

Quando richiesto dal GDPR, Polaris adotta meccanismi riconosciuti come decisioni di adeguatezza, Data Privacy Framework UE-USA ove applicabile, clausole contrattuali standard e misure supplementari proporzionate al rischio. Ulteriori informazioni possono essere richieste ai recapiti indicati sotto.

Conservazione e cancellazione

I contenuti del tenant vengono conservati per la durata del servizio e secondo le sue istruzioni, le impostazioni disponibili e il contratto. Alla cessazione, vengono restituiti o cancellati nei tempi concordati, fatti salvi obblighi di legge, tutela dei diritti e il ciclo tecnico delle copie di sicurezza.

Dati di account, contratto e assistenza vengono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e successivamente per i termini imposti dalla normativa o necessari alla difesa di un diritto. Log e audit vengono mantenuti per periodi proporzionati a sicurezza, affidabilità e responsabilità delle operazioni.

Le richieste pubbliche di cancellazione possono essere presentate seguendo la procedura in Cancellazione dati.

Diritti delle persone

Quando i dati sono gestiti da un tenant, la richiesta va normalmente rivolta a quel tenant, che ne determina l’esito. Polaris lo assiste nell’evasione secondo ilDPA. È possibile contattare anche Polaris indicando l’organizzazione interessata: inoltreremo la richiesta al titolare competente senza rivelare dati a soggetti non autorizzati.

Per i trattamenti di cui Polaris è titolare, nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità oppure opporti al trattamento. Se il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento.

Puoi presentare reclamo alGarante per la protezione dei dati personalio all’autorità competente del luogo in cui vivi o lavori.

Sicurezza e separazione tenant

Polaris applica misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio. Tra queste: isolamento logico per tenant, ruoli autorizzativi, credenziali provider cifrate a riposo, verifica delle firme webhook, idempotenza degli eventi, registrazione degli effetti esterni e procedure di backup e ripristino.

Nessun sistema è privo di rischio. Gli utenti devono proteggere le proprie credenziali, non condividere sessioni o token e segnalare tempestivamente accessi sospetti al.dimartino@polarispartner.com.

Cookie e sito pubblico

Alla data di questa informativa, il sito pubblico è statico e non utilizza cookie analitici o pubblicitari. L’app utilizza cookie strettamente necessari per autenticare la sessione, applicare misure di sicurezza e mantenere l’accesso richiesto dall’utente.

Se verranno introdotte tecnologie non necessarie, questa informativa e gli eventuali strumenti di scelta saranno aggiornati prima dell’attivazione.

Contatti e aggiornamenti

Questa informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative o del servizio. La data in apertura identifica la versione corrente; le modifiche rilevanti vengono comunicate attraverso canali adeguati prima che producano effetto, quando richiesto.